上次整理门店销售台账，对着满满几千行记录发愁，才认真琢磨excel怎么分类统计，一开始脑子只想到筛选之后手动求和，翻来翻去耗了大半个下午，算出来的数字还对不上，反复核对的时候，眼睛都发花。表格里是不同区域、不同品类的销售流水，一行一条记录，品类重复出现很多次，单纯拉筛选框，每次切换分类都得重新勾选，改数据源的时候，之前算好的合计又得全部重做，来回折腾很久。
最开始就只会用筛选功能，选中品类那一列，点开筛选箭头，单独勾选一个品类，再框选对应金额，看右下角状态栏的合计数，把数字抄到旁边空白单元格里。品类多的时候，就要重复勾选、复制、粘贴这一套动作，只要原始表格新增一行数据，之前手动抄写的统计值就失效，还很容易在复制粘贴的时候看错行，把A品类的总额写到B品类的单元格，后面对账的时候，差了几百块，找错误找得头大。
后来才反应过来，数据透视表会省事很多。选中整张数据区域，表头也要一起选进去，点顶部菜单栏插入，找到数据透视表，直接放在新工作表。把需要用来划分的分类字段拖入行区域，要统计的金额字段拖进值区域，默认就会自动求和，几秒钟就能生成每个分类对应的汇总数字。原始表格里新增或者修改记录之后，右键刷新透视表，统计数值就能同步更新，不用手动重算一遍。
有个小问题，文本类字段拖到值区域的时候，默认是计数，不是求和，这点很容易忽略。上次就踩了这个问题，把金额列拖进去，出来的是行数，不是金额总和，盯着数字愣了半天，双击透视表里值区域的字段，把汇总方式改成求和，数值才正常。
这只是我的个人感受，不是标准答案。我处理的是文本分类搭配数值求和的场景，如果表格结构不一样，可能还有别的更合适的办法。
也试过用SUMIF函数做分类统计，在空白区域单独列出来所有分类名称，旁边单元格写函数，指定分类条件，再设置求和范围。这个方式的好处，统计结果固定在表格固定位置，排版可以自由调整，适合需要和原始数据放在同一张工作表，直接打印的情况。只是每次新增分类项，都要手动新增单元格、复制修改函数参数，分类数量多起来之后，维护起来不如透视表省心，要是条件单元格写错字符，多一个空格，函数就返回0，很难快速定位哪里出了问题。
两种方式我都试过，少量分类，固定排版的表格，SUMIF够用。大批量持续更新的数据，还是数据透视表顺手。不用记住很长一串函数公式，拖拽字段就能调整统计维度，想换个分类方式，直接拖拽字段位置就行。
那次做完这份台账之后，没有保存旧的手动统计版本，直接删掉那些手动抄写的数字。