赶一份很长的材料的时候,卡在目录页码怎么自动生成这件事上,那天下午坐在电脑前面耗了快两个小时,越调心里越烦。一开始想图省事,直接手打目录里的数字,改了一段正文之后,后面的页码全部错位,翻来翻去手动改,改到第三遍就不想再碰了。文档里插了好几个分节符,前面封面和摘要不标页码,正文从第三章才开始计数,本来以为只是简单点几下,哪知道牵出来一堆乱七八糟的问题。

之前一直没留意标题样式,整篇文档的一级标题、二级标题都是直接加粗改字号,没有套用自带的标题格式。选中文字点了标题一之后,页面侧边突然跳出来导航窗格,当时还愣了一下,原来自动目录是靠这个识别内容的。生成出来的第一版目录,标题倒是都抓进去了,但是页码全是错的,有的跟正文差两页,有的直接显示不存在,光标点在页码上面,底色变成灰色,点一下还能跳到对应的正文位置,这点倒是有点意外。

试着右键目录选更新域,弹窗跳出两个选项,一个只更新页码,一个全部更新。随手点了只更新页码,屏幕闪了一下,目录里的数字没什么变化,该错的还是错。那时候还以为是软件卡住了,关掉文档重新打开,再点一次更新,结果更糟,后半截目录直接消失了一部分,盯着空白的地方看了半天,心里乱糟糟的。

分节符那里是最磨人的地方。

插入分节符之后,下一节的页码默认接着上一节继续往下排,断开链接之后,重新设置起始页码,这一步来回试了好多次。有时候明明设置了从1开始,返回目录刷新,数字还是顺着前面的页码往后走,来回在页眉页脚视图和正文之间切换,鼠标点来点去,脑子都转不动了。甚至删掉已经生成的目录,从头重新插入,还是一样的状况,分不清到底是标题没识别上,还是分节的链接没有断开干净。

旁边同事路过瞟了一眼,随口说了一句,目录域本身不会自己跟着正文变,改动正文之后必须手动触发更新,不是改完文字它就跟着同步。听完这话有点泄气,我本来天真的以为,只要生成一次,后面所有调整都能自动跟上。他说的这个情况,我之前完全没有概念,一直以为自动生成就是一劳永逸,不用再管。

后面慢慢摸出来,文档里如果有图片、表格占了整页,或者段落间距调的幅度很大,正文页面位置变动,就算标题样式没错,页码也会偏移。有一次只是把一段文字的行距从固定值改成多倍行距,后面好几页内容往下挪,目录刷新之后,一整串页码全部往后跳了一位。那天反复调整排版,每动一处,就要去更新一次目录,来回折腾,进度慢得离谱。

还有一个很容易忽略的点,目录本身也占页面,要是把目录放在正文前面,目录页自己要不要计入页码,这个选择也会影响最后的数字。我一开始把目录页也算进页码序列里,刷新出来的数字全都偏大,折腾好久才反应过来,目录这一节要单独关掉页码显示,和正文页码分开。调整完这个设置,再去更新域,目录里的数字终于对上了,看着对齐的那一行行标题和页码,长长松了口气。

这份材料最后交出去的时候,我没有再随便改动正文大段内容。只敢做一些很小的文字微调,每改一点点,就右键更新一遍目录,生怕哪里又出岔子。其实到最后,我也没有把所有底层逻辑弄明白,只是刚好把手上这份文档调顺了,换一个结构不一样的文件,说不定又要重新踩一遍同样的坑。

关掉文档的时候,窗外天已经暗下来,桌面上还留着几张随手记的便签,上面写着更新域、断开链接、标题样式几个词。